Berikut adalah beberapa tips dan trik untuk meningkatkan efektifitas kerja Anda dengan menggunakan aplikasi cloud di dunia perkantoran. Mengingat banyak perusahaan sudah menggunakan teknologi ini, penting juga bagi Anda untuk memahami bagaimana mengoptimalkan penggunaannya.
Mengatur Kontrol atas Data Skenario Ideal
Ketika menggunakan aplikasi cloud di perkantoran, penting untuk memastikan bahwa data Anda tetap aman dan kontrol. Bayangkan Anda memiliki sebuah kotak file rahasia yang diparkirkan di luar ruangan. Jika seseorang mengambil kunci kotak tersebut tanpa izin, mereka bisa menyalipkan isi kotak itu, bukan? Hal yang sama terjadi dengan aplikasi cloud jika tidak dirawat dengan baik.
- Gunakan enkripsi untuk melindungi data Anda. Ini seperti menggunakan rahasia yang unik untuk mengenkripsi file-file penting Anda.
- Buat peraturan akses yang ketat untuk aplikasi cloud Anda. Ini seperti memberikan izin hanya kepada orang-orang yang benar-benar memerlukan kunci untuk kotak file tersebut.
Menjaga Keamanan Akun
Banyak pekerja menggunakan akun aplikasi cloud di luar jangkauan perusahaan mereka. Jika Anda memiliki akun seperti itu, pastikan Anda menggunakannya dengan bijak.
- Gunakan password yang kuat dan unik untuk setiap akun Anda. Ini seperti menggunakan rahasia yang berbeda-beda untuk setiap kotak file yang Anda miliki.
- Buat pertanyaan keamanan sederhana, seperti “Apa nama anak sulungmu?” untuk menambahkan lapisan tambahan keamanan untuk akun Anda.
Memahami Biaya dan Penggunaan
Beberapa aplikasi cloud menyediakan berbagai opsi biaya, seperti opsi berlangganan bulanan atau tahunan. Jika Anda tidak yakin mengapa banyak sumber daya yang dibutuhkan untuk digunakan.
- Baca dan pahami keterampilan keuangan aplikasi cloud Anda sebelum membeli. Ini seperti membaca label pada botol obat sebelum mengonsumsinya.
- Gunakan opsi free trial untuk mencoba aplikasi sebelum melakukan pembelian berlangganan.
Memilih Aplikasi yang Tepat
Ada banyak jenis aplikasi cloud tersedia di pasar, termasuk aplikasi pihak ketiga dan aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan Anda sendiri.
- Buat daftar kebutuhan kerja Anda. Ini seperti membuat to-do list sebelum memulai proyek baru.
- Ulasikan opsi aplikasi yang tersedia dan pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Mengoptimalkan Integrasi dengan Perangkat Keras
Gunakan perangkat keras yang konsisten untuk menggunakannya dengan aplikasi cloud Anda. Ini seperti menggunakan smartphone dan komputer untuk bekerja sama.
- Buat file system yang terorganisir dan menyeluruh di komputer Anda.
- Pasang perangkat lunak integrasi seperti Google Drive atau Dropbox untuk meningkatkan kinerja aplikasi cloud.